3 exemplos de como gerenciar projetos com Sistema para Serviços

Cintia Tombolato
26/06/2018
Compartilhamos um pouco da nossa experiência e mostramos como um Sistema para Serviços pode ser muito eficiente na gestão de projetos.

 

Foi no início de 2014, através de uma “palestra interna” apenas para a equipe da empresa, que apresentamos e começamos a utilização de indicadores para uma gestão estratégica com meta em sua eficiência operacional.

De lá para cá, 2 ½ anos se passaram e agora, acompanhando o mercado como CEO da UNO Soluções e muito feliz com os resultados obtidos, ainda observo que muitos profissionais e empresas Prestadoras de Serviços estão buscando melhorar a gestão de seus projetos e  ignoram a importância de ter um aplicar o Sistema para Serviços (ERP) e como ele pode ajudar no gerenciamento.

Como um complemento daquele evento, venho compartilhar um pouco da minha experiência e mostrar como um Sistema para Serviços pode ser muito eficiente. Confira!

 

1. Gerenciamento das Atividades

Já pensou quanto tempo o seus técnicos desperdiçam tempo por falta de organização das atividades dentro de sua empresa? Você acha bonito colaboradores multitarefas?

Executar muitas atividades ao mesmo tempo não significa ser produtivo e eficiente no trabalho, tanto que especialistas em administração de tempo e produtividade ensinam que pessoas de alta performance programam seu tempo para executar uma tarefa por vez.

Em um treinamento para nossa equipe comercial sobre alta performance em vendas aprendemos um conceito que é válido para todas as pessoas, independente do setor que atua.

As “borboletas mentais” que são aquelas explosões no seu cérebro lhe lembrando que você precisa marcar horário no médico, reservar a sala de reunião, retornar ao cliente, etc…

As borboletas são o pior inimigo na gestão do seu tempo e prejudicam suas tarefas, pois pula de atividade em atividade e não finalizou nenhuma.

Para as tarefas pessoais, aconselhamos você utilizar uma agenda e anote todas que precisa executar.

Quanto as atividades da empresa um Sistema de Gestão com gerenciamento das atividades é fundamental, principalmente, para os prestadores de serviços

Na UNO, utilizamos o módulo de ocorrências do UNO ERP, para uma gestão eficiente. A cada solicitação de clientes, ou a cada novo projeto abrimos uma ocorrência de trabalho, onde indicamos quem solicitou, quem atendeu a solicitação, quem é responsável pela execução, horas previstas, prioridade, criticidade, prazo de conclusão e data comprometida em que o responsável irá trabalhar.

Além da ocorrência, nossos colaboradores possuem um painel lateral onde visualizam todas as atividades que precisam executar naquele dia. E se tiver atrasado, o sistema de serviços UNO ERP alerta.

Ocorrencias

A preparação e planejamento deve ser diário, do contrário, voltará a correria de antes, e volta a trabalhar apenas para apagar incêndios.

Aqui utilizamos um relatório (FUP – Follow up) onde nos dá uma visão das ocorrências em carteira para a manutenção, que leva poucos minutos para o gestor planejar, tanto das atividades dele, quanto de sua equipe, utilizando vários tipos de filtros. Veja:

FUP de Ocorrencias

2. Apontamento de Horas (Timesheet)

Os gestores de projetos precisam apurar todos os custos e receitas diretas com demonstrativos durante e quando finalizado o projeto do lucro/prejuízo bruto.

Existe, porém, um ponto de polêmica, os colaboradores dividem seu tempo no atendimento de clientes e projetos. Logo, é preciso ratear os custos da mão de obra (hora/homem) empregada durante o tempo apurado para a realização das tarefas é necessário.

Sem um Sistema de Serviço a obtenção de valores precisos sempre leva a inferências, pouca precisão, maquiar os resultados e até causar prejuízos.

Aqui na UNO resolvemos com o apontamento de horas nas ocorrências de trabalho, que falamos no primeiro exemplo.

Os colaboradores ao final do dia ou projeto devem fazer seu timesheet. Sendo possível, apontar até três dias retroativos:

Apontamentos

Esse apontamento deve “bater” com o apontamento do ponto eletrônico. Sendo, que mesmo que sua equipe bata a meta e você não apontou igual (com uma margem de erro de 5% para mais ou menos) você não ganha o bônus.

Foi a forma que encontramos de garantir os apontamentos de horas para a gestão dos custos dos nossos projetos.

Veja a visão que esses apontamentos no Sistema de Serviços dão ao gestor no Painel de Projetos:

painel-de-projetos

 

3. Indicadores de Produtividade

A gestão pela eficiência está muito ligada aos indicadores de produtividade. A eficiência para nós prestadores de serviços está ligada diretamente à gestão de nossos projetos, que envolve como principal recurso nossos colaboradores e gestores.

Sim, os gestores, missão importante de um gerente de projetos é saber como estimular a equipe, definir prioridades, prazos e atividades à serem executadas entre um “trilhão” de demandas diárias. Para isso, não seria nada mal ter bons indicadores de produtividade para ajuda-lo.

Com indicadores de produtividade conseguimos medir nossos projetos e com isso, vimos que foi necessário revisar alguns processos e atividades para que não tivéssemos prejuízos.

O Sistema de Serviços entra como uma ferramenta  destinada aos gestores (no caso do UNO ERP, foi criado por gestores), e tem como objetivo tornar o trabalho muito mais fácil, fornecendo indicadores de produtividade automaticamente.

Interligado ao apontamento de horas e às ocorrências de trabalho, o Sistema de Serviços geram relatórios que irão mostrar o colaborador é mais produtivo e que suporta mais demandas, até mesmo, quais são os clientes que consomem mais horas de trabalho da empresa.

Veja no UNO ERP como aplicamos os números na nossa Fábrica de Software:

Painel de Produtividade

Nele nossa gerente de projetos tem a visão de quantas ocorrências de trabalho cada desenvolvedor tem em sua carteira, quantas horas previmos e quantas apontamos, juntamente com o percentual de sua produtividade e tempo médio em cada.

Consideramos se a ocorrência foi e volto por erros, pois a eficiência também é importante.

Aqui, com a Meritocracia implantada – Assista Webinar no nosso Canal do You Tube, os colaboradores precisam atingir uma determinada produtividade, finalizar todas as ocorrências e garantir o sucesso da equipe, promovendo assim o comprometimento, pois se uma pessoa não atingir suas metas, ninguém do time ganha bônus no salário.

Com um bom Sistema de Gestão os prestadores de serviços organizam as atividades, o tempo, o talento de toda a equipe (diretores, gestores e colaboradores, no caso da UNO), distribuem as atividades de forma clara a seus responsáveis, e com total controle do que cada um está executando.

Desta forma, os gestores ganham tempo para cuidar de pontos importantes, como as estratégias do seu departamento, definir esquemas táticos para atingir as metas e até cuidar de seu time com mais dedicação.

E você, já teve experiência positivas com seu Sistema de Serviços para gestão dos projetos? Compartilhe deixando o seu comentário.

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