Reunimos 5 erros comuns que prejudicam as taxas de rentabilidade da sua empresa na utilização incorreta do Sistema de Fábrica (ERP).
O Sistema de Fábrica é uma ferramenta essencial para desenvolver as estratégias da sua empresa.
Um dos benefícios é a rentabilidade: um Sistema de Fábrica é a coisa mais simples e fundamental que alguém pode ter na gestão e os empresários bem sucedidos já têm a ferramenta totalmente incorporada às suas companhias.
Não são poucas as pessoas que vão além e são até compulsivas com seu uso, passando o tempo todo com o Sistema de Fábrica aberto e conferindo cada processo executado. Isso é extremamente comum.
Quando bem utilizado, o Sistema de Gestão pode gerar vários benefícios. O problema é o fato de que as pessoas não estão capacitadas ou possuem as habilidades necessárias para a utilização de um Sistema para Fábrica.
Além disso, podem não ter conhecimento sobre todos os processos e podem estar causando pequenos prejuízos na operação.
Pensando nisso, reunimos 5 erros comuns que prejudicam as taxas de rentabilidade da sua Fabrica.
1. Treinamento e Capacitação
Quem utiliza operacionalmente o seu Sistema de Gestão é capacitado em processos fabris e foi treinado para a utilização da ferramenta? É muito comum ver empresas que já falham na escolha de seus profissionais e na capacitação deles.
Definir um gerente de projetos experiente nos seus processos é o ponto principal para a implementação de um Sistema de Fábrica, que é um dos maiores projetos que uma organização pode realizar.
A má escolha deste profissional pode tirar sua empresa do trilho correto se todas as partes interessadas não estiverem envolvidas em todos os aspectos do processo de tomada de decisões.
Muitas empresas se concentram em colocar logo o ERP em produção, em vez de capacitar os participantes chave de toda a organização, que são as pessoas que operacionalizam o sistema em finanças, produção, compras e estoque, além da TI.
Quando isso ocorre, a tomada de decisão dos gestores baseada em dados errôneos pode prejudicar e colocar sua empresa em risco.
As pessoas envolvidas diretamente com o uso do software precisam conhecer todos os recursos e funcionalidades, o benefício é que já começam acertando desde o início as parametrizações e cadastros de dados, além disso, podem automatizar muito outros processos.
2. Vários Sistemas
Evite ter um Sistema para a produção, outra para as finanças e outro, por exemplo, para gestão das vendas e relacionamento com os clientes (CRM). Você estará limitando seus gestores de saberem qual é o real estado do negócio, com tomadas de tardias ou ruins ou infundadas.
O gestor de uma empresa de manufatura deve ter em mãos um Sistema de Fábrica capaz de unificar todas as informações relevantes de sua empresa com dados relativos à produção, ao estoque, pessoal, aos SPEDs, e às demandas.
3. Planilhas de Excel
Às vezes, o problema nem é o uso de vários sistemas, mas não abandonar planilhas na operação. A empresa fica com uma visão comprometida do negócio, utilizando grande parte do tempo para alimentar essas planilhas, adiando as tomadas de decisões, que podem se basear em dados errados.
Há casos de empresas que exportam as informações do Sistema de Fabrica, alteram os dados chaves e ao importar para o ERP causam problemas sérios, que podem até ocasionar a não validação de uma nota fiscal eletrônica, por exemplo.
Falando de custos, o de uma planilha é praticamente zero, assim como a confiança que podemos ter nos dados dela. O retrabalho, a grande margem de erro e a limitação de informações são os principais retrocessos do uso das planilhas. E acredito que sua empresa busca progredir e não ficar parada no tempo, certo?!
Aqui as atualizações no UNO ERP são constantes, o que permite aos nossos clientes e utilizar constantemente novos recursos e novos processos para o seu crescimento, bem como, solicitar recursos exclusivos para o seu negócio, além das atualizações fiscais conforme a legislação.
4. Manutenção e Atualização
Você investiu pesado na implantação de um Sistema de Fábrica, mas não fez algumas manutenções? Acenda um sinal de alerta!
É comum clientes acharem a manutenção um gasto desnecessário para a fábrica. As manutenções podem ser corretivas, preventivas ou evolutivas e se não forem realizadas podem tornar seu sistema em obsoleto, tanto na perspectiva da TI, quanto na de automatização dos processos.
Quando tratada de forma correta, como um processo essencial periódico para o negócio, se torna uma ação estratégica que pode diferenciar a sua indústria das demais.
Pense em implantar o básico e ciclicamente, ir renovando o ciclo de implementações para melhoria continua e ajustes de processos, representado muito bem nesse esquema gráfico:
Fonte: Sistemas ERP no Brasil, editora Atlas – 2003
5. Suporte não entender o Processo Fabril
O suporte técnico do seu Sistema de Fábrica deve ser visto como parte integrante de sua equipe e aqui vale a premissa da capacitação dessas pessoas em processos fabris, como dissemos no primeiro item deste post.
Nada adiantará elas conhecerem muito do ERP, se nada sabem sobre processos industriais, por isso, ter um suporte que entenda o que seus colaboradores internos precisam é fundamental.
Aqui na UNO, por exemplo, nossa equipe de suporte tem os clientes divididos entre os analistas, considerando o conhecimento e experiência deles no perfil e processo de cada cliente, tendo o atendimento preferencialmente por ele quando determinada empresa nos procura.
Fechamento
O Sistema de Fábrica continua a ser uma das principais ferramentas de gestão empresarial. É necessário tempo e paciência para extrair todos os benefícios dele para que se tenha mais rentabilidade no final. Espero que esse post tenha ajudado você a ter novas ideias sobre como aprimorar o uso do seu ERP.
Quais erros você já cometeu ou acha que está faltando nessa lista?
