O sistema tributário brasileiro é um dos mais complexos do mundo e cumprir com as exigências federais e municipais pode ser um processo trabalhoso e demorado. As notas fiscais são parte importante dessas exigências e seu não cumprimento pode trazer punições severas, como o pagamento de taxas e multas, ou até ser enquadrado no crime de sonegação fiscal.
Além da Nota Fiscal, existem no Brasil, inúmeras documentações diferentes como: NF-e; NFS-e; NFC-e; MF-e; NFAe; Nota Fiscal Complementar; Nota Fiscal de Exportação; Nota Fiscal de Remessa; entre tantas outras.
Com tantos documentos diferentes, saber a finalidade de cada um e por quanto tempo sua empresa deve guardá-los, pode ser uma tarefa complexa. Mesmo assim, vemos empresas e colaboradores se sobrecarregando com tarefas que poderiam ser facilmente automatizadas, evitando erros e problemas futuros.
Porque fazer a gestão de nota fiscal
Em resumo, uma boa gestão de nota fiscal otimiza processos financeiros e contábeis. Entretanto, não se resume a apenas isso.
Por ser um processo muito burocrático, algumas empresas acabam deixando esse processo esquecido. Um erro gravíssimo.
O documento é fundamental em casos de fiscalização, já que ele faz o registro das vendas de mercadorias, prestação de serviço e dos impostos que foram gerados.
De acordo com a legislação, quando emitidas, as notas fiscais devem ser guardadas por no mínimo 5 anos. A lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional é responsável pelo tema.
Com uma boa gestão você também consegue evitar:
- Irregularidades com à Receita Federal;
- Multas;
- Retrabalho;
- E prejuízos.
Processos bem definidos
Toda boa gestão precisa contar com processos bem definidos. Criar rotinas para o fluxo de trabalho, definir o que precisa ser feito, quando e por quem, estabelecer uma padronização que deve ser seguida por todos.
Verifique a autenticidade das notas
Fazer uma gestão de risco eficiente pode te livrar de muita dor de cabeça, e a verificação de autenticidade dos documentos fiscais é um dos principais cuidados que devemos tomar. Caso alguma incerteza relacionada a uma nota fiscal eletrônica seja percebida, é possível realizar uma pesquisa acessando o site da Fazenda, clicando na aba “serviços” e em seguida “consultar NF-e completa”.
Após informar o código de acesso de 44 dígitos que consta na DANFE, é só conferir cada item cuidadosamente e realizar as devidas correções caso necessário.
Automatize os registros fiscais
Utilizar planilhas para organizar e gerenciar suas notas já se tornou um processo ultrapassado, pois costuma desperdiçar muito tempo, como também está mais suscetível a erros.
Sendo assim, utilizar um sistema que auxilie no gerenciamento das notas, além de poupar tempo e mitigar erros, também permite que o contador possua um maior controle das operações financeiras, tendo sempre à mão informações como vencimentos e valores.
Armazene os arquivos XML
O arquivo XML é a versão digital da nota fiscal que corresponde ao padrão nacional de escrituração fiscal.
É de suma importância manter os arquivos XML de forma organizada na empresa! A lei brasileira obriga que organizações guardem seus arquivos XML por no mínimo 5 anos mais o ano corrente.
Se durante esse prazo a fiscalização solicitar determinada nota fiscal e sua empresa não tiver como fornecê-las, isso pode gerar problemas resultando em pagamentos de multas.
Faça Backup
Guardar as notas ou os arquivos XML em um único computador pode ser um erro grave! Um imprevisto como incêndios, roubos, invasões ou defeitos podem colocar sua empresa em maus lençóis.
Porém, nunca faça backup em apenas um sistema. Opte por alguma fonte de armazenamento externo como pendrive, ou até mesmo um sistema de armazenamento em nuvem que é o mais indicado.
Com essas informações fica mais rápido, fácil e seguro gerenciar suas notas!
Conte com o sistema da UNO ERP que fornece serviços para organizações de todos os tamanhos e departamentos. Se você tem interesse ou dúvidas, fale com a gente! Temos um time pronto para te atender.
