GED: Um Marco no Tratamento da Informação
O GED representa um marco significativo no tratamento da informação no cotidiano das empresas. Com o avanço da tecnologia, houve um grande aumento no acesso à informação, o que, consequentemente, elevou a produção e o gerenciamento desses dados. Uma parcela considerável das empresas ainda não fez a transição completa para o ambiente digital, prejudicando a economia de recursos e impactando negativamente a receita. Portanto, vamos falar sobre essa solução que nasceu com o objetivo de otimizar vários fatores de uma empresa, como tempo, segurança e recursos.
O Que é GED?
Conhecido como Gerenciamento Eletrônico de Documentos, essa metodologia visa acompanhar a informação dentro de uma organização. Quando falamos de gerenciamento, podemos pensar em coleta, gestão, armazenamento, consulta, entre outras funções. O GED surgiu a partir do contexto em que essas informações não recebiam o cuidado necessário, gerando duplicidade ou atraso nas demandas devido à dificuldade de localização dos dados.
Vantagens do GED
Transformação Digital
A primeira grande vantagem do GED é a transformação digital, que se desdobra em várias outras vantagens, como a transição de documentos físicos para o ambiente digital. Anos atrás, eram necessários vários andares para armazenar arquivos. Com o avanço tecnológico, tudo pode ser hospedado na nuvem, permitindo acesso fácil de qualquer lugar do mundo. O GED viabiliza esse ponto.
Assinatura Digital de Contratos
Outra grande vantagem é a assinatura digital de contratos. Se compararmos com a rotina de um office boy, por exemplo, que precisava levar um documento de um lado para outro na cidade, entendemos o tamanho da evolução. Com as soluções do GED, é possível assinar contratos de forma digital, agilizando o trâmite, minimizando custos com envio de documentos e, o mais importante, diminuindo as chances de extravios.
Centralização e Segurança de Arquivos
O GED também permite a centralização dos arquivos, que podem ser textos, vídeos ou imagens. No ambiente digital, a segurança se aperfeiçoa, graças à manutenção de permissões entre os responsáveis. Além disso, os processos podem começar e terminar dentro do ambiente virtual.
Redução de Gastos
A redução de gastos está entre as principais vantagens do GED. Não é preciso fazer um esforço muito grande para entender o quanto se economiza com logística, espaço físico e material ao integrar o ambiente digital. Além disso, essa iniciativa contribui para a sustentabilidade. Assim como o ECD (Escrituração Contábil Digital), o GED oferece soluções que evitam atrasos na parte tributária de um negócio.
Como Aplicar o GED
Para aplicar essa metodologia, deve-se pensar que ela deve envolver todos os setores da empresa, coletando a opinião de pelo menos um profissional de cada área para implantar uma rotina que atenda às necessidades específicas. Além disso, antes da implantação, é importante realizar os testes necessários para evitar erros iniciais. Algumas rotinas só serão conhecidas na prática e, posteriormente, adaptadas para a melhor aderência. Portanto, uma política de acesso bem pensada, envolvendo todos os setores, é essencial. Se possível, destine um time específico para a tarefa de implantação e acompanhamento dos processos, garantindo que tudo seja executado da melhor maneira possível.
Esse procedimento pode levar alguns meses e, mesmo após a implantação, serão necessárias alterações de percurso. Experimente inserir no planejamento anual da sua empresa para garantir que a aplicabilidade não seja afetada.
Agradecemos por acompanhar até aqui. Para saber como o UNO ERP pode auxiliar seu negócio, entre em contato conosco!
