Conheça a técnica mais eficiente que a UNO Soluções Integradas utiliza para identificar desperdícios na gestão empresarial.
Uma das técnicas mais eficientes que a UNO Soluções Integradas utiliza para identificar desperdícios é fazer perguntas chaves sobre diversos temas dentro da gestão empresarial.
As perguntas são em formato de um check list e é uma ótima ferramenta para obter mais informações de possíveis desperdícios: as pessoas envolvidas no negócio não se importam em responder perguntas rápidas e passar mais alguns dados em forma de pergunta e resposta para um consultor especializado.
Desta forma, a resistência dos envolvidos, os medos e a falta de tempo não serão um problema.
Hoje, a UNO conta com vários consultores e materiais educativos disponíveis para download sobre o tema para ajudar as empresas na identificação de desperdícios.
Diariamente recebemos diversos clientes, que nos procuram para entender melhor onde podem automatizar processos, melhorar as vendas e principalmente, eliminar desperdícios.
Mas se para a UNO essa já é uma atividade corriqueira, para empresas que estão iniciando as buscas por desperdícios pode ser difícil saber como começar e fazer um diagnóstico dos problemas que gerem resultados, visto que normalmente elas não contam com uma empresa de consultoria e tecnologia, e isso acaba frustrando ou até impedindo que a estratégia de ‘caça desperdícios’ seja colocada em prática e prospere.
Por isso, o ideal é começar respondendo algumas perguntas básicas e iniciar um processo sistemático, que siga etapas pré determinadas, tomando medidas para minimizar os desperdícios.
Assim, com o aprendizado das perguntas e respostas obtidas pela equipe de consultores da UNO, foi criado um passo a passo explicando como fazer um diagnóstico dos desperdícios para que sua empresa também possa identificar os gargalos na operação e no tipo de estratégia para tomada de decisões mais econômicas para o caixa de sua empresa.
Como começar?
Para começar, é preciso que analise as respostas. Mas como analisar?
O segredo – se é que podemos chamar assim – é fazer uma espécie de brainstorming com sua equipe interna para levantar algumas sugestões.
Você pode também ver juntamente com sua ”equipe externa” (seu gerente do banco, contabilidade e outros fornecedores) o que eles sugerem baseado nas respostas obtidas e buscar uma ação em conjunto, visando seguir as melhores práticas do seu tipo de mercado e utilizando algumas referências.
Outra forma de analisar as respostas e buscar desperdícios é pensar nos principais problemas do seu negócio, analisar o que mais traz retorno, promover ações com bonificação para as pessoas que encontrarem desperdícios e implantarem ações de melhoria.
Todas essas são formas válidas de analisar e responder com ações os desperdícios encontrados.
Depois disso, você provavelmente levantou diversas ideias para minimizar os desperdícios. Mas para conseguir dar continuidade, selecione e foque naquelas que fazem mais sentido para sua empresa e para seus clientes.
O que perguntar ?
Agora que você já aprendeu a analisar as respostas para fazer um diagnóstico, está na hora de fazer o diagnóstico. Aqui, vale a pena perguntar pelo menos essas 5 perguntas por grupo:
PROCESSOS
- Como incentiva a redução de custos?
- Já houve alguma iniciativa de 5S / Kaizen / Kanban? Deu certo? O que? E o que deu errado?
- A empresa possui algum Sistema Integrado de Gestão atualmente?
- O sistema foi implantado em sua totalidade?
- Existem campanhas de endomarketing para combate aos desperdícios?
INFRAESTRUTURA
- Os cartuchos das impressoras são coloridos? Precisa?
- Quanto gasta por mês com equipe, material de limpeza, copa e escritório?
- Quanto gasta por mês com conta de telefone, celular, internet?
- Existe algum dispositivo nas torneiras e lâmpadas para controle de água e luz?
- Quanto gasta com Manutenção Hardware, ERP, desenvolvimento de software, Hardware, hospedagem e infraestrutura tecnológica?
INANCEIRO
- Como sua empresa faz a conciliação bancária?
- Como a sua empresa faz a conciliação de cartão de crédito?
- Nos últimos doze meses, qual é a média mensal de receita, despesas, lucro obtido, lucro previsto e necessário?
- Quanto gasta com taxas bancárias, juros, boletos e seguros ?
- Como é feito o D.R.E – Demonstração de Resultados do Exercício?
VENDAS
- A equipe técnica e comercial somente visita um cliente quando há business?
- Quanto em descontos sua equipe de vendas deixa de vender?
- Existe alguma assinatura eletrônica para controle de descontos?
- Como é calculado o valor final do seu produto/serviço?
- Quanto sua empresa gasta com comissões? Está de acordo com o mercado?
COMPRAS E ESTOQUE
- Como são feitas as compras de materiais? Há algum planejamento de compras?
- Possui contrato com os Correios?
- Existe algum controle de código de barras para os produtos?
- Quanto tempo a mercadoria fica em estoque?
- Quantas vezes o seu produto é movimentado?
RECURSOS HUMANOS
- Sua empresa possui previdência privada para os colaboradores?
- Sua empresa dá férias coletivas?
- Informe quantas horas por mês sua equipe é produtiva e improdutiva.
- Como controla os apontamentos de despesas dos colaboradores (reembolsos) e quanto gasta por mês?
- Existem atividades humanas que podem ser automatizadas? Exemplo: importação de XML de entrada.
É muito provável que você não tenha a resposta para todas estas perguntas. Por isso, novamente, é interessante que você converse com outras áreas da sua empresa e com seus clientes e potenciais clientes para descobrir essas informações.
Além disso, busque também outras fontes de informação (concorrentes, pesquisas de mercado etc.) e já vá reunindo os dados que você usará como fonte de pesquisa..
Baixe 5 templates de diagnósticos em Excel com essas e outras perguntas separados por:
- Prestadores de Serviços
- Produção
- CRM em Vendas
- Estoque
- Compras
- Financeiro
Os materiais tem o objetivo de identificar se sua empresa precisa de ajuda com consultoria ou com algum software de gestão (ERP).
Conclusão
Fazer um diagnóstico de fato não é tão simples. Mas se bem planejado e utilizado, sem dúvida alguma vale o investimento.
Por isso, siga essas perguntas e diagnósticos indicados para ajudar, e busque a inclusão de mais perguntas alinhadas ao processo de sua empresa para gerar cada vez mais a redução de custos e desperdícios.
Também é indicado o Excel com o Diagnóstico de Ameaças da PME – Proteja sua Empresa! para descobrir se sua empresa está preparada para enfrentar essa crise econômica no Brasil.
Contudo, nem sempre você e sua equipe vão conseguir localizar os desperdícios, pois estão tão envolvidos com a operação que não visualizam o mais simples dos problemas.
Muitas vezes não conseguem responder o formulário do diagnóstico dos desperdícios, pois não possuem a informação e é ai que entram as empresa de consultoria e TI para ajudar com a automatização dos processos e centralização de dados.
E sua empresa, como busca os desperdícios? Você concorda ou discorda com as perguntas? Conte para nós!
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