Como implantar Home Office na empresa

Como implantar Home Office na empresa

23/03/2020

14:00 hrs

Conheça 4 benefícios e 5 passos para implementar uma infraestrutura de TI para Home Office em sua empresa com sucesso.

 

Há alguns anos na UNO temos pessoas estratégicas trabalhando de suas casas, inclusive em Florianópolis e até mesmo do Japão. E agora com o Coronavírus (Covid-19), em questão de dias toda a nossa empresa pode adotar o modelo.

Acredito que nossa experiência e exemplo pode ajudar, principalmente na parte de tecnologia, as pequenas e médias empresas que ainda não conseguem trabalhar remoto.

Com isso, trago neste post os benefícios do Home Office, que vão além desta fase crítica, e como implementamos na UNO.

 

Home Office: O Desafio

Com a pandemia do novo Covid-19, o RH e a TI das empresas começaram uma verdadeira corrida contra o tempo para iniciar um Programa de Home Office (Trabalho em Casa).

Eles estão passando por diversos obstáculos, enfrentando restrições de recursos (financeiros e tecnológicos), infraestrutura, CLT, entre outros fatores, que impedem os colaboradores de trabalhar na segurança de suas casas.

Isso tudo porque antes de se aprofundar na implementação do Home Office, os responsáveis pela TI das empresas devem ter em mente as mudanças que terão de fazer nos processos e nos recursos, que necessitam para apoiar os colaboradores remotos de forma eficaz. E assim, manter ou até mesmo melhorar a produtividade no trabalho em casa.


 

4 Benefícios do Home Office

Penso que essa é uma oportunidade de empresas adotarem a política do Home Office, não somente à curto prazo (Quarentena), mas à longo prazo. É preciso entender que o modelo de trabalho remoto não é apenas paliativo para a crise na saúde, mas sim estratégico para os novos modelos de negócio da indústria 4.0.

Quando o trabalho de casa é um projeto bem planejado e executado pode ter muitas vantagens estratégicas / benefícios, incluindo:

  1. O Clima Organizacional Melhora
    Sua equipe fica mais contente, pois não tem que pegar ônibus e trânsito para ir trabalhar todos os dias. Trabalhar em casa dá flexibilidade e autonomia para o profissional. O trabalho independente também estimula as pessoas assumirem maiores responsabilidades.
  2. Diminui o Turnover (rotatividade de pessoal)
    Salário não é a única coisa que pesa na decisão de continuar em uma empresa ou não. Em um mercado de trabalho em que a competição para reter Talentos qualificados é feroz, qualquer benefício é válido para sair na frente.
    Alguém que trabalha em uma empresa com Home Office vai pensar 1.000x antes de sair de uma empresa que permite essa prática profissional. As pessoas estão cada dia mais preferindo ganhar um pouco menos para poder ter mais flexibilidade de horários ou para acompanhar o crescimento dos seus filhos, por exemplo.
  3. Redução de Custos com Infraestrutura
    Aluguel ou manutenção do escritório, mobiliários, instalação e manutenção predial e dos equipamentos, entre outros custos fixos e variáveis que envolvem ter uma unidade (planta) é muito grande. Já pensou na economia que trará diminuir o espaço de posições de trabalho ou simplesmente não ter um escritório?
  4. Melhora a Rentabilidade
    O dinheiro economizado com a infraestrutura de um escritório, quando os funcionários trabalham de casa, pode ser melhor aplicado para reforçar o budget de marketing, para melhorias operacionais e de outras métricas relacionadas aos serviços, que podem aumentar a rentabilidade do negócio.

 

Conectividade e Mobilidade

O que precisa estar funcionando? Basicamente é preciso pensar em 2 palavras: Conectividade e Mobilidade.

Para que o trabalho em casa realmente funcione, a turma precisa ter uma conectividade quase que instantânea com a infraestrutura de TI da empresa, como se estivesse dentro do escritório.

Pense sempre ao implementar algo novo ou quando for trocar na TI: “isso vai permitir as pessoas terem mobilidade?”

 

E na UNO? Com foi implementado?

#1 – Sistema de Gestão (ERP)

O começo de tudo… Fazer uso de sistemas que automatizam os processos e que sejam 100% Online. Isso quer dizer, que basta abrir o navegador da Internet o colaborador já pode trabalhar.

O financeiro consegue ter visão do Fluxo de Caixa, o faturista faturar e gerar o contas a receber, seu vendedor saber para quem ligar e visualizar o histórico das últimas conversas e pedidos, e assim por diante nos vários setores da empresa… E detalhe, sem sair de casa.

Na UNO o “espeto não é de pau”, somos pioneiros em ERP 100% Online para PME integrados com as prefeituras para emissão da NFS-e, já que somos empresa de serviço (mas também tem NF-e e NFC-e!). Logo, essa parte já estava resolvida para nós.

Se sua empresa ainda utiliza sistema de gestão local ou diversos sistemas descentralizados, chegou a hora de repensar e unificar, se quiser mudar o modelo de trabalho.

Por que unificar? Imagina como será muito mais fácil para a sua equipe de TI dar suporte para seus colaboradores em apenas de 1 sistema!

As pessoas que trabalham remotamente precisam ter acesso rápido a recursos importantes, como compartilhamentos de arquivos e aplicativos de linha de negócios. Procure uma solução integrada que lhes ofereça visibilidade, passando pelo armazenamento dos documentos e arquivos (GED).

 

#2 – Revisão de Processos no Sistema

Depois tivemos que repensar e amadurecer nossos processos internos para controlar as atividades e tarefas das equipes através do que chamamos de ocorrências de trabalho. Com isso, o time sabe exatamente o que é esperado deles no dia.

Nas “OCs”, a equipe realiza os apontamentos de quantas horas/minutos trabalhou em cada atividade durante o dia. Falamos muito disso no post Como organizar a empresa com Ocorrências de trabalho? Confira!

Mas as pessoas estavam em casa, com o sistema, sabiam o que precisavam fazer, mas não tinham como ligar ou receber chamadas. Daí nasceu a infraestrutura de telefonia Asterisk VoIP da UNO.


 

#3 – Telefonia

Sua equipe precisará de uma maneira confiável para fazer e receber ligações telefônicas. Para isso, é preciso implementar um sistema de VoIP, que permite que o time remoto use um telefone por IP de alta qualidade usando a conexão de Internet.

Na UNO implementamos a tecnologia Asterisk, que permite ramais remotos e gravação das chamadas. Na sequência, integramos com o UNO ERP, nosso Sistema de Gestão, que armazena as ligações para ouvirmos quando necessário.

Hoje os clientes ligam, mas falam com pessoas locadas em qualquer lugar do Brasil (de suas casas, hotéis, de outros clientes, etc). Alguns clientes até estranham porque ligam em Barueri-SP, mas estão sendo atendidos por alguém na unidade de Sorocaba-SP.

A equipe externa pode utilizar tanto um aparelho telefônico, como  smartphones ou notebooks, desde que tenham um aplicativo chamado Zoiper instalado e configurado com o seu ramal.

Temos vários materiais e posts sobre essa infra de telefonia. Confira:

 

# 4 – Link de Internet de Qualidade

Importantíssimo item para que tudo acima funcione. O link de internet será a base de toda a comunicação.

Aquele pulinho que alguém dá em outro departamento da empresa porque não entendeu um e-mail, não será mais possível. Ou quando liga para um cliente para resolver um e-mail mal interpretado, mas a ligação fica ruim e acaba causando ainda mais stress, é tudo o que a sua empresa não precisa.

Logo, investir em um bom link de internet garantirá o sucesso do projeto de trabalho remoto da sua empresa.

 

#5 – Aplicativo Móvel (App)

A última novidade que implementamos para ajudar equipes externas foi o aplicativo móvel do UNO ERP, que conta com funcionalidades do Módulo de Ocorrências do sistema.

Isso quer dizer que agora baixamos gratuitamente na Apple Store e no Google Play o aplicativo do Sistema ERP e começamos a gerir as ocorrências, atendimentos e apontamentos pelo celular.

Nosso time externo pode utilizar o app do celular para apontar as horas, consultar as atividades que precisa realizar no dia (ocorrências), acessar a agenda… Enfim, foi pensado em pessoas que querem ser “livre” e ter mobilidade para executar suas atividades do dia a dia de qualquer lugar.


 

Pense no copo meio cheio

Temos vivenciado momentos difíceis e de muitas incertezas diante da pandemia. Além da preocupação com sua saúde e de sua família, ainda deve estar se perguntando: “O que vai acontecer com minha a empresa? Quando isso vai parar?”.

Em outros momentos já vivenciamos crises políticas, econômicas e você provavelmente já passou situações adversas na sua empresa e a única certeza que temos é: TODA CRISE ACABA.

O momento nos exige ser mais criativos e nos leva a pensar: O que podemos fazer de diferente?

Primeiro, existe oportunidade na crise:

  • As buscas pela internet estão aumentando com as pessoas de “quarentena”.
  • As pessoas não vão parar de comprar, e agora elas são obrigadas a comprar pela internet. É uma boa época para ter um Aplicativo do seu Catálogo de Produtos e com nome da sua empresa (m-Commerce)
  • Muitas empresas, inclusive suas concorrentes, estão com medo de prosseguir. Porém, seus clientes continuam na internet. Tenha um e-commerce.

Esse é o melhor momento para uma PME estar presente na internet e nosso time está preparado para ajudá-lo a vencer mais essa crise! Cliente você não está sozinho nessa, a UNO tá com você!


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