Mapa de Cotações: Gestão para Empresas – O Que É?

A gestão eficiente de compras e aquisições é, sem dúvida, um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer empresa. Uma ferramenta essencial nesse processo é o mapa de cotações, pois ele ajuda a comparar preços e condições oferecidas por diferentes fornecedores, garantindo, assim, a melhor escolha para o negócio.

Neste artigo, vamos, primeiramente, explorar o que é um mapa de cotações, em seguida, como ele funciona e, por fim, sua importância na gestão empresarial.

Mapa de Cotações: O Que É?

O mapa de cotações é uma ferramenta utilizada pelas empresas para organizar e comparar cotações de preços de diferentes fornecedores. Ele permite visualizar todas as opções disponíveis de forma clara e objetiva, facilitando a tomada de decisão baseada em dados concretos.

Essa ferramenta é crucial para garantir que a empresa faça as melhores escolhas em termos de custo-benefício.

O Que É Um Mapa de Cotações? 

Em termos simples, um mapa de cotações é, essencialmente, uma tabela ou matriz que, de maneira organizada, lista as cotações recebidas de vários fornecedores para os mesmos produtos ou serviços.

Além disso, ele permite uma análise detalhada de diferentes aspectos, como preço, prazo de entrega, condições de pagamento e qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.

O Que Precisa Ter no Mapa de Cotações?

Para ser eficaz, deve incluir as seguintes informações:

• Nome e contato dos fornecedores: Para facilitar a comunicação.
• Descrição detalhada dos produtos ou serviços: Para garantir que as comparações sejam justas e precisas.
• Preços unitários e totais: Incluindo possíveis descontos ou promoções.
• Prazos de entrega: Para avaliar a rapidez de cada fornecedor.
• Condições de pagamento: Como prazos e formas de pagamento aceitas.
• Observações adicionais: Qualquer informação relevante que possa influenciar a decisão.

Qual É a Estrutura do Mapa de Cotações?

A estrutura pode variar de acordo com as necessidades da empresa, mas geralmente inclui:

• Cabeçalho: Com o título do documento e a data.
• Tabela Principal: Com as colunas mencionadas anteriormente.
• Rodapé: Com observações gerais e a assinatura do responsável pela análise.

Como Fica Um Mapa de Cotações Pronto?

Um mapa pronto deve ser claro e organizado, facilitando a visualização e comparação das cotações. É recomendável utilizar softwares de gestão ou planilhas eletrônicas para automatizar o processo e evitar erros manuais.

Quais São os Tipos de Mapas de Cotações?

Existem diferentes tipos de mapas de cotações, dependendo das necessidades e do contexto da empresa.

Materiais de Escritório

Utilizado para comparar preços de suprimentos de escritório, como papel, canetas, toners, etc. Afinal, a periodicidade dessa cotação pode variar, especialmente conforme o consumo da empresa.

Serviços de TI

Quando aplicado na contratação de serviços de tecnologia, como manutenção de equipamentos, desenvolvimento de software e consultoria, torna-se crucial para garantir a escolha de fornecedores que ofereçam a melhor relação custo-benefício e confiabilidade.

Materiais de Construção

Muito comum em empresas de construção e reformas, este tipo de mapa ajuda a comparar preços de materiais como cimento, tijolos, tintas e ferramentas, além de avaliar a qualidade e a disponibilidade dos produtos.

Serviços de Limpeza

Usado para contratar empresas de limpeza terceirizada, comparando preços, frequência do serviço, qualidade dos produtos utilizados e experiência dos profissionais.

Equipamentos Industriais

Indispensável para empresas que necessitam de maquinário e equipamentos específicos, ajudando a encontrar as melhores opções em termos de custo e eficiência energética.

Como Fazer um Mapa de Cotações?

A criação de um mapa de cotações eficiente envolve algumas etapas fundamentais:

1. Definição dos Produtos ou Serviços: Identificar claramente o que precisa ser adquirido.
2. Seleção dos Fornecedores: Escolher fornecedores potenciais para solicitar as cotações.
3. Solicitação das Cotações: Enviar pedidos de cotação com todas as especificações necessárias.
4. Recebimento e Organização: Coletar as respostas e inserir no mapa de cotações.
5. Análise e Comparação: Avaliar as cotações recebidas com base em critérios predefinidos.
6. Tomada de Decisão: Selecionar o fornecedor que melhor atende às necessidades da empresa.

E-Procurement: A Solução do UNO ERP para Gestão de Cotações

Certamente, para tornar o processo de cotações ainda mais eficiente, a UNO oferece o plugin E-procurement, uma solução inovadora que automatiza a gestão de cotações de fornecedores.

 

Primeiramente, com o E-procurement, os fornecedores podem inserir diretamente seus valores, formas de pagamento e observações, facilitando, assim, o preenchimento. Além disso, essa automação reduz o tempo de pesquisa de produtos e otimiza a análise de oportunidades, garantindo, consequentemente, decisões de compra mais informadas.

Funcionalidades do E-Procurement do UNO ERP

• Acesso Provisório para Fornecedores: Permite que fornecedores insiram diretamente seus valores e condições de pagamento.
• Automação de Cotações: Envio e recebimento automatizado de cotações de produtos de fornecedores.
• Integração com Mapa de Cotações: Facilita o preenchimento e organização das cotações recebidas.
• E-mail com Link Privado: Dispara e-mails com links privados contendo login e senha para fornecedores específicos.
• Análise de Oportunidades: Otimiza a análise comparativa de cotações, auxiliando na escolha da melhor oferta.
• Redução de Tempo: Diminui significativamente o tempo gasto na pesquisa de produtos e no processo de cotações.

Conclusão

Um mapa de cotações bem elaborado é uma ferramenta poderosa para a gestão eficiente de compras em empresas de qualquer porte. Ele permite uma análise detalhada e comparativa das ofertas de diferentes fornecedores, garantindo que a empresa faça escolhas informadas e vantajosas.

Afinal, o uso de um ERP como o UNO, com seu plugin E-procurement, pode, sem dúvida, simplificar ainda mais esse processo. Primeiramente, automatiza a coleta e análise de cotações e, além disso, proporciona uma visão clara e detalhada das melhores opções disponíveis.

Consequentemente, com o UNO ERP, sua empresa pode otimizar a gestão de cotações e, assim, alcançar novos níveis de eficiência e competitividade.