Por que fazer armazenamento de Notas Fiscais (XML)?

Cintia Tombolato
20/06/2018
Descubra neste posto que é XML, qual a diferença para o DANFE e por que fazer um armazenamento de Notas Fiscais para evitar multas.

 

Várias empresas não sabem, mas podem sofrer multas que chegam a ultrapassar R$ 1.000 por documento não apresentado no momento da fiscalização da Receita Federal.

Isso ocorre por que negligenciam a cópia de segurança de todas as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) emitidas. Esse processo é importante, pois a legislação tributária do Brasil estabelece a guarda dos documentos por até 5 anos – tanto pelo emissor, quanto pelo comprador – devendo ser apresentadas aos órgãos fiscalizadores quando solicitado.

Estas cópias de segurança devem ser do arquivo XML (eXtensible Makup Language) gerado no momento da emissão das notas, já que a DANFE da NF-e é uma representação em imagem do que está no documento do XML.

Apenas quando o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF Eletrônica é necessário o arquivo DANFE. Por exemplo, hoje, todos os contribuintes do ICMS, optantes pelo Simples Nacional ou não, estão obrigados a armazenar o arquivo XML. O mesmo arquivo deve ser arquivado pelo destinatário.

Vale ressaltar que empresas de micro e pequeno porte com faturamento anual de até R$ 3,6 milhões/ano, e optantes pelo Simples são obrigadas a realizar a Escrituração das Notas em ordem cronológica, inclusive das notas de entrada em atendimento ao Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).

Resumindo, é preciso fazer o registro, escrituração e também a guarda das Notas Fiscais para atender as exigências do Fisco. Para tanto, não vale guardar o DANFE, mas sim a versão XML da NF-e.

Hoje, todas as notas emitidas pelos Clientes UNO ficam salvas em seu servidor (local que fica a aplicação e banco de dados do UNO ERP da sua empresa). Recomendamos que sua empresa faça uma cópia de segurança automática desses XML das NF-e. Consulte nossa equipe de Consultores para saber como!

 

Notas Fiscais de Entrada

A nota de entrada só deve ser emitida quando quem vende não é obrigado ou não pode emitir nota fiscal. E para que essa mercadoria exista legalmente sua empresa deve emitir uma nota fiscal do que está comprando.

Também pode ser necessária a emissão da nota fiscal de entrada quando:

  • Sua empresa adquirir produto importado, já que notas de empresas do exterior não têm validade no Brasil.
  • Sua empresa se responsabiliza pelo transporte ou retirada da mercadoria.
  • O produto é adquirido em leilão ou em concorrência aberta, promovida por órgão público.
  • Se uma mercadoria sai da sua empresa para ser exibida em feira ou exposição.
  • Quando um cliente devolve a mercadoria comprada.
  • Se uma mercadoria volta na condição de retorno de industrialização.

Lembre-se! Nessa modalidade de NF também é preciso a guarda do XML por 5 anos.

 

Notas Fiscais Recebidas

Muitas pessoas e até mesmo nós, quando fomos escrever esse post, ficamos na dúvida, mas as Notas Fiscais Recebidas também fazem parte de um importante acervo de documentos fiscais da sua empresa, que devem ser rigorosamente controlados e arquivados através de um arquivo fiscal do XML!

Como as NFs são documentos que são o registro contábil e fiscal de tudo que uma empresa compra e vende, a fiscalização da Receita Federal é implacável em relação às informações prestadas nelas. Logo, ao consultarem os arquivos de sua empresa e sentirem falta de algum dado, ou detectarem inconsistências, a autuação se tornará iminente.

Vale ressaltar que o XML também está relacionado ao controle financeiro de sua empresa. Você entende essa relação?

 

Controle das Contas a Pagar

Toda NF representa uma obrigatoriedade junto ao Fisco, que irá gerar custos para a sua empresa. Ou seja, toda nota recebida indica um gasto realizado e também um compromisso financeiro assumido. Por essa razão, ter as contas da empresa sempre em dia, exigirá um controle preciso sobre as notas.

Então, nada melhor que ter controle total sobre essas informações, o que passa pela automação da tarefa, como veremos a partir de agora.

Antes mesmo de o produto ser entregue, é possível que seu Contas a Pagar já saiba que foi emitida uma notas fiscal eletrônica – NFe contra a sua empresa, validando as quantidades divergentes ou preços do pedido de compras.

Isso é importante para previsibilidade, prevenção de erros e fraudes e criação de um arquivo fiscal automático para a sua Contabilidade, que poderá consultar a qualquer momento, de forma centralizada, todos os documentos fiscais de sua empresa.

Outro benefício está no Recebimento das mercadorias, pois ganham mais agilidade nos processos de entradas de mercadorias durante a conferência.

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