Falamos sempre que Sistema de Gestão não faz milagre, pois é preciso fazer o Mapeamento de Processos. Entenda melhor essa afirmação neste post.

Já está mais que comprovada a eficiência da utilização do ERP para qualquer empresa que deseja ter sucesso. Ter um Sistema de Gestão já não é mais novidade, e algumas soluções têm ganhado cada vez mais destaque entre negócios que querem extrair ainda mais resultados dos softwares ERPs. Esse é o caso do mapeamento de processos.

Mapear Processos é uma “ferramenta” gerencial e de comunicação, que tem como objetivo ajudar na melhora dos processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para processos.

Por que realizar o mapeamento de processos?

Ao mapear processos, as empresas identificam pontos fortes e fracos, áreas a melhorar, retrabalhos, complexidades operacionais, gargalos, falhas de integração e tarefas de baixo valor agregado.

Por isso, o mapeamento de processos é uma excelente maneira de entender os procedimentos e melhorar a performance do negócio.

Desde 2015, a UNO Soluções tem investido em documentar seus processos usando a aplicação UNO ERP.

Isso melhorou nossos processos e organizou toda a documentação do Sistema, facilitando o trabalho da equipe operacional.

A equipe visualizou melhor seu papel na organização e como tudo se relaciona: estratégia, ERP, procedimentos, atividades, metas e ocorrências.

_{Mapeamento de Processos: Importância para as Organizações (Março/2012) – UFRJ}

Outro benefício da documentação realizada pela UNO é que os clientes podem também implementar a solução às suas aplicações. Empresas como Hamam, Vasques Cavinato e Interseg receberam a UNO Consult, divisão da UNO focada em Consultorias.

 

Abaixo citamos 3 possibilidades na utilização da Consultoria de Mapeamento de Processos para empresas que utilizam o UNO ERP:

Desktop Personalizado

O UNO ERP pode ser um grande aliado na hora de desenhar o macro fluxo da empresa e fazer com que os colaboradores entendam a lógica sistemicamente.

Para isso, alterar o desktop para o macro fluxo desenhado exclusivamente para a sua empresa pode ser um grande aliado.

Essa é uma tendência interessante de se investir já que, além de aproximar ainda mais o relacionamento do ERP com os colaboradores, possibilita agilizar as atividades e melhorar os registros no sistema. Assim nada ficará fora do banco de dados, sem desculpas do tipo “não sabia que o ERP fazia isso”.

Ter TODAS as atividades em ocorrências de trabalho

Quantas e quantas vezes empresas reclamam que seus colaboradores parecem que estão perdidos, ou os próprios colaboradores que dizem não ter claro o seu papel dentro da organização.

Com o Mapeamento dos Processos cada cargo dentro do negócio passa a ter claro suas atividades, que podem se tornar ocorrências de trabalho no ERP.

Aqui na UNO todas as tarefas dos colaboradores ficam em ocorrências para que eles saibam via sistema o que devem realizar dia a dia, quais são os prazos e periodicidade que deve cumprir.

Saiba mais neste post: Como organizar a empresa com Ocorrências de trabalho?

Para exemplificar, utilizamos o cargo da Assistente Administrativo da UNO. Ela sabe que deve faturar as mensalidades no seu Mapa de Processos:

O mapa mostra a periodicidade, que neste caso é mensal e por isso a seta é verde. Ao clicar na atividade, ela verá qual é a ocorrência de trabalho:

Se ela esquecer o próprio sistema irá lembra-la desta ocorrência dentro da periodicidade traçada no Mapeamento do Processo, assim ela não precisa sempre consultar o manual ou contar com a memória para executar uma tarefa.

Dimensionar tempos operacionais

Muitas vezes o colaborador se queixa que perde muito tempo em uma determinada tarefa ou que esta se dedicando demais a algum outro departamento e que por isso, deixa de cumprir com alguma outra atividade ou entrega comprometida.

Mas como saber se o “sentir” do colaborador é realmente o reflexo da realidade?

Com as ocorrências de cada tarefa a ser executada por ele, é possível que o colaborador aponte quanto tempo gastou em cada atividade para que o gestor possa ver se de fato aquela tarefa, realmente, toma muito tempo.

Aqui a premissa é: contra dados não há argumentos sempre prevalece.

Mapeamento de Processos: conclusão

As empresas que mostram-se capazes de se consolidar nos primeiros estágios de qualquer Mapeamento de Processos tendem a sair na frente principalmente quando utilizam o ERP como aliado. E sabemos que estar à frente dos concorrentes é mais do que importante – é fundamental.

É claro que assim como na ativação de qualquer Sistema de Gestão, é necessário ter um planejamento e objetivos bem específicos antes de se lançar neste novo estágio de amadurecimento da empresa.

As possibilidades para se trabalhar são inúmeras, e vale procurar o caminho que mais tem a ver com o seu negócio e com os resultados que procura.

Observe exemplos de quem já faz e adapte para a sua realidade. É tempo de experimentar!

A UNO está aí, esperando quem se interessa para ajudar com o seu próprio caso de sucesso. Por isso, busque os melhores caminhos e leve a sua empresa, equipe e serviço a outro nível.