Falamos sempre que Sistema de Gestão não faz milagre, pois é preciso Mapear Processos. Entenda melhor essa afirmação neste post.

Já está mais que comprovada a eficiência da utilização do ERP para qualquer empresa que deseja ter sucesso. Ter um Sistema de Gestão já não é mais novidade, e algumas soluções têm ganhado cada vez mais destaque entre negócios que querem extrair ainda mais resultados dos softwares ERPs. Esse é o caso do mapeamento de processos.

Mapear Processos é uma “ferramenta” gerencial e de comunicação, que tem como objetivo ajudar na melhora dos processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para processos.

Porque Mapear os processos?

Ao Mapear Processos as empresas ganham um auxilio para enxergar seus pontos fortes e pontos fracos, além do que precisa ser melhorado, como encontrar retrabalhos, pontos de complexidade na operação, gargalos que podem trazer redução de custos, apontar falhas de integração e tarefas de baixo valor agregado.

Logo, por essa razão afirmamos que o mapeamento de processos é uma excelente forma de melhorar o entendimento sobre os procedimentos e aumentar a performance do negócio.

Desde 2015, a UNO Soluções tem trabalhado firme em melhorar seus processos e investiu em documentar tudo na sua própria aplicação do UNO ERP.

A vantagem é que além de melhorar nossos processos, passamos a ter toda a documentação relacionada com o Sistema, o que facilitou o dia a dia da equipe operacional.

Pois conseguiu ver de forma mais clara o seu papel na organização e como tudo se relaciona: estratégia da empresa, ERP, procedimentos, atividades, metas, ocorrências, etc.

_{Mapeamento de Processos: Importância para as Organizações (Março/2012) – UFRJ}

Outro benefício da documentação realizada pela UNO é que os clientes podem também implementar a solução às suas aplicações. Empresas como Hamam, Vasques Cavinato e Interseg receberam a UNO Consult, divisão da UNO focada em Consultorias.

Abaixo citamos 3 possibilidades na utilização da Consultoria de Mapeamento de Processos para empresas que utilizam o UNO ERP:

Desktop Personalizado

O UNO ERP pode ser um grande aliado na hora de desenhar o macro fluxo da empresa e fazer com que os colaboradores entendam a lógica sistemicamente.

Para isso, alterar o desktop para o macro fluxo desenhado exclusivamente para a sua empresa pode ser um grande aliado.

Essa é uma tendência interessante de se investir já que, além de aproximar ainda mais o relacionamento do ERP com os colaboradores, possibilita agilizar as atividades e melhorar os registros no sistema. Assim nada ficará fora do banco de dados, sem desculpas do tipo “não sabia que o ERP fazia isso”.

Ter TODAS as atividades em ocorrências de trabalho

Quantas e quantas vezes empresas reclamam que seus colaboradores parecem que estão perdidos, ou os próprios colaboradores que dizem não ter claro o seu papel dentro da organização.

Com o Mapeamento dos Processos cada cargo dentro do negócio passa a ter claro suas atividades, que podem se tornar ocorrências de trabalho no ERP.

Aqui na UNO todas as tarefas dos colaboradores ficam em ocorrências para que eles saibam via sistema o que devem realizar dia a dia, quais são os prazos e periodicidade que deve cumprir.

Saiba mais neste post: Como organizar a empresa com Ocorrências de trabalho?

Para exemplificar, utilizamos o cargo da Assistente Administrativo da UNO. Ela sabe que deve faturar as mensalidades no seu Mapa de Processos:

O mapa mostra a periodicidade, que neste caso é mensal e por isso a seta é verde. Ao clicar na atividade, ela verá qual é a ocorrência de trabalho:

Se ela esquecer o próprio sistema irá lembra-la desta ocorrência dentro da periodicidade traçada no Mapeamento do Processo, assim ela não precisa sempre consultar o manual ou contar com a memória para executar uma tarefa.

Dimensionar tempos operacionais

Muitas vezes o colaborador se queixa que perde muito tempo em uma determinada tarefa ou que esta se dedicando demais a algum outro departamento e que por isso, deixa de cumprir com alguma outra atividade ou entrega comprometida.

Mas como saber se o “sentir” do colaborador é realmente o reflexo da realidade?

Com as ocorrências de cada tarefa a ser executada por ele, é possível que o colaborador aponte quanto tempo gastou em cada atividade para que o gestor possa ver se de fato aquela tarefa, realmente, toma muito tempo.

Aqui a premissa é: contra dados não há argumentos sempre prevalece.

Conclusão

As empresas que mostram-se capazes de se consolidar nos primeiros estágios de qualquer Mapeamento de Processos tendem a sair na frente principalmente quando utilizam o ERP como aliado. E sabemos que estar à frente dos concorrentes é mais do que importante – é fundamental.

É claro que assim como na ativação de qualquer Sistema de Gestão, é necessário ter um planejamento e objetivos bem específicos antes de se lançar neste novo estágio de amadurecimento da empresa.

As possibilidades para se trabalhar são inúmeras, e vale procurar o caminho que mais tem a ver com o seu negócio e com os resultados que procura.

Observe exemplos de quem já faz e adapte para a sua realidade. É tempo de experimentar!

A UNO está aí, esperando quem se interessa para ajudar com o seu próprio caso de sucesso. Por isso, busque os melhores caminhos e leve a sua empresa, equipe e serviço a outro nível.