Por que sua empresa deveria Mapear Processos

Cintia Tombolato
25/06/2018
Falamos sempre que Sistema de Gestão não faz milagre, pois é preciso Mapear Processos. Entenda melhor essa afirmação neste post.

 

Já está mais que comprovada a eficiência da utilização do ERP para qualquer empresa que deseja ter sucesso. Ter um Sistema de Gestão já não é mais novidade, e algumas soluções têm ganhado cada vez mais destaque entre negócios que querem extrair ainda mais resultados dos softwares ERPs. Esse é o caso de Mapear Processos.

Mapear Processos é uma “ferramenta” gerencial e de comunicação, que tem como objetivo ajudar na melhora dos processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para processos.

Ao Mapear Processos as empresas ganham um auxilio para enxergar seus pontos fortes, pontos fracos pontos que precisam ser melhorados, como encontrar retrabalhos, pontos de complexidade na operação, gargalos que podem trazer redução de custos, apontar falhas de integração e tarefas de baixo valor agregado.

Logo, por essa razão afirmamos que Mapear Processos é uma excelente forma de melhorar o entendimento sobre os processos e aumentar a performance do negócio.

Desde 2015, a UNO Soluções tem trabalhado firme em melhorar seus processos e investiu em documentar tudo na sua própria aplicação do UNO ERP.

A vantagem é que além de ter melhorado os nossos processos, passamos ter toda a documentação relacionada com o Sistema, o que facilitou o dia a dia da equipe operacional, que conseguiu ver de forma mais clara o seu papel na organização e como tudo se relaciona: estratégia da empresa, ERP, processos, atividades, metas, ocorrências, etc.

Mapear Processos

Mapeamento de Processos: Importância para as Organizações (Março/2012) – UFRJ

Outro benefício da documentação realizada pela UNO é que os clientes podem também implementar a solução às suas aplicações. Empresas como Hamam, Vasques Cavinato e Interseg receberam a UNO Consult, divisão da UNO focada em Consultorias.

Abaixo citamos 3 possibilidades na utilização da Consultoria de Mapeamento de Processos para empresas que utilizam o UNO ERP:

 

Desktop Personalizado

O UNO ERP pode ser um grande aliado na hora de desenhar o macro fluxo da empresa e fazer com que os colaboradores entendam a lógica sistemicamente.

Para isso, alterar o desktop para o macro fluxo desenhado exclusivamente para a sua empresa pode ser um grande aliado.

Essa é uma tendência interessante de se investir já que, além de aproximar ainda mais o relacionamento do ERP com os colaboradores, possibilita agilizar as atividades e melhorar os registros no sistema, assim nada ficará fora do banco de dados, sem desculpas do tipo “não sabia que o ERP fazia isso”.

desktop_distribuicao

Ter TODAS as atividades em ocorrências de trabalho

Quantas e quantas vezes ouvi empresas que reclamam que seus colaboradores parecem que estão perdidos, ou os próprios colaboradores que dizem não ter claro o seu papel dentro da organização.

Com o Mapeamento dos Processos cada cargo dentro do negócio passa a ter claro suas atividades, que podem se tornar ocorrências de trabalho no ERP.

Aqui na UNO todas as tarefas dos colaboradores ficam em ocorrências para que eles saibam via sistema o que devem realizar dia a dia, quais são os prazos e periodicidade que deve cumprir.
Saiba mais neste post: Como organizar a empresa com Ocorrências de trabalho?

Para exemplificar, utilizamos o cargo da Assistente Administrativo da UNO. Ela sabe que  deve faturar as mensalidades no seu Mapa de Processos:

Mapear Processos

O mapa mostra a periodicidade, que neste caso é mensal e por isso a seta é verde. Ao clicar na atividade, ela irá ver qual é a ocorrência de trabalho:

Se ela esquecer o próprio sistema irá lembra-la desta ocorrência dentro da periodicidade traçada no Mapeamento do Processo, assim ela não precisa sempre consultar o manual e contar com a memória para executar uma tarefa.

Dimensionar tempos operacionais

Já perdi a conta de quantas vezes algum colaborador se queixou que perdia muito tempo em uma determinada tarefa ou que estava se dedicando demais a algum outro departamento e que por isso, deixou de cumprir com alguma outra atividade ou entrega comprometida.

 

Mas como saber se o “sentir” do colaborador era realmente o reflexo da realidade?

Com as ocorrências de cada tarefa a ser executada por ele, é possível que o colaborador aponte quanto tempo gastou em cada atividade para que o gestor possa ver se de fato aquela tarefa, realmente, toma muito tempo.

Aqui a premissa de contra dados não há argumentos sempre prevalece.

 

Conclusão

As empresas que mostram-se capazes de se consolidar nos primeiros estágios de qualquer Mapeamento de Processos tendem a sair na frente, ainda mais quando utilizam o ERP como aliado. E sabemos que estar à frente dos concorrentes é mais do que importante – é fundamental.

É claro que assim como na ativação de qualquer Sistema de Gestão, é necessário ter um planejamento e objetivos bem específicos antes de se lançar neste novo estágio de amadurecimento da empresa.

As possibilidades para se trabalhar são inúmeras, e vale procurar o caminho que mais tem a ver com o seu negócio e com os resultados que procura.

Observe exemplos de quem já faz e adapte para a sua realidade. É tempo de experimentar!

A UNO está aí, esperando quem se interessa para ajudar com o seu próprio caso de sucesso. Por isso, busque os melhores caminhos e leve a sua empresa, equipe e serviço a outro nível.

 

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