Qualquer tipo de gestão demanda tempo, foco e empenho. Gerir pessoas, dados, documentos, é de uma grande responsabilidade, e a tecnologia veio para nos ajudar a facilitar todo esse processo.
A gestão eletrônica de dados veio para ajudar a preservar e facilitar o acesso à documentos, além de controlar o versionamento, também garante uma melhor segurança.
Esse tipo de gestão, portanto, veio como uma ferramenta de auxílio e otimização de tempo. Mas primeiro, precisamos entendê-la.
Como podemos fazer uma boa gestão eletrônica de dados?
Os documentos que serão gerenciados de forma eletrônica passam, basicamente, por duas etapas: digitalização e armazenamento. Então todos os documentos, recibos, planilhas, tudo será digitalizado e armazenado dentro do sistema.
Porém, como podemos implementar toda uma estrutura eficiente dentro do nosso negócio? Vamos te ajudar com isso!
Separamos quatro passos que são essenciais para que sua estratégia de gestão dê certo.
Escolha um bom software de gestão de documentos
Essa ferramenta deve ser ágil, de fácil acesso e com uma funcionalidade que garanta a otimização e produtividade na gestão.
É importante que esse software tenha características como integração com outros sistemas, digitalização em massa, assinatura eletrônica e ser de fácil uso.
Monte uma equipe qualificada
É muito importante ter uma equipe treinada e qualificada para lidar com esse software e com os documentos. Isso porque, além de ser um trabalho que precisa de extrema organização, é necessário eficiência.
Por isso, treine muito bem os companheiros que irão te ajudar nessa tarefa e ache um ritmo de trabalho que seja dinâmico.
Crie categorizações
Para simplificar o acesso de informações quando necessário, é essencial que haja uma forma de acessá-las de forma mais rápida, no dia-a-dia. Por isso, se reúna com a sua equipe e crie metodologias de categorizações que sejam práticas para consultas.
Tente utilizar critérios como período, confidencialidade, grau de importância, etc.
Faça controle de acesso
Com a existência de documentos confidenciais, há a necessidade de manter os arquivos restritos ao público geral. Por isso, pergunte aos gerentes e diretores quais são os arquivos de pesquisa pública e quais são apenas para pessoas autorizadas.
Com essas informações em mãos você conseguirá fazer uma gestão eletrônica de documentos de modo eficiente e rápido, resgatando a produtividade dos colaboradores e da empresa.
