4 Erros que você pode cometer com Software Financeiro para Pequenas Empresas

Cintia Tombolato
20/06/2018
Preparamos uma lista com os 4 principais erros que você pode cometer com um Software Financeiro para Pequenas Empresas e para ajudar a sua empresa a solucionar o problema.

 

Apesar de simples, a gestão financeira de uma empresa é de extrema importância: qualquer erro pode comprometer os resultados do negócio.

Há muitos erros bastante comuns que empresas cometem ao iniciar a gestão no sistema de gestão. O ruim é que, se você traçou um rumo para a sua empresa, mas não consegue chegar nele, certamente está cometendo erros na gestão financeira e muitas vezes está em como opera ou gerencia os dados do ERP Financeiro.

Muitas vezes a gestão financeira não produz resultados positivos ou não evolui. Para mostrar erros comuns que ocorrem nessa área e ajudar a sua empresa a identificar e solucioná-los, preparamos uma lista com os 4 principais erros da gestão financeira.

 

1 – Ainda utilizar Excel

O uso de planilhas na gestão financeira é o fator que mais abre margens para erros. TODOS os processos e dados financeiros devem ser centralizados no Software Financeiro para Pequenas Empresas.

Não há problema em utilizar o Excel para fazer algum cálculo e relatório, mas não para gerenciar e alterar dados, pois o mesmo irá mapear todo o caminho do dinheiro que circula na empresa, o que abre também outra oportunidade: a criação de um fluxo de caixa durante a gestão financeira.

Além disso, você já calculou o custo do uso das planilhas? A resposta está na mão de obra gasta para alimentar a mesma informação em vários lugares. O retrabalho, a grande margem de erro e a limitação de informações são os principais retrocessos do uso das planilhas.

 

Como corrigir?

Nenhum dinheiro sai ou entra sem que tenha sido contabilizado pelo Software Financeiro para Pequenas Empresas, isso vai desde um “vale de R$ 50 para a faxineira” até um pagamento de aluguel de uma máquina.

Estabeleça uma meta para a equipe financeira e caso ela não seja atingida com os números extraídos do sistema, ela não ganha um bônus.

Caso atinjam, ganham algum bônus ou prêmio. Vale um % do salário ou simples almoço no Outback. Importante criar uma meta que esteja vinculada com a meta estratégica da empresa e de uso do sistema.

Veja mais sobre isso no Vídeo da Webinar Reduzindo custos colocando em Prática a Meritocracia.

 

2 – Não treinar e capacitar os envolvidos

Não adianta criar metas para os seus colaboradores, sem tê-los capacitados e treinados para operar o Software Financeiro para Pequenas Empresas.

Se o colaborador não se sentir capaz, ele vai criar resistência ao novo e fará um uso inadequado do software.

Além disso, é interessante que todos os envolvidos, independentemente do seu nível hierárquico, sejam previamente consultados, informados e conscientizados sobre os benefícios que essa mudança promoverá na integração de todos os setores.

A gestão financeira de uma empresa exige dos profissionais responsáveis que buscam melhoria contínua. Gestores estagnados levam as finanças da empresa à ter sérios problemas.

Na falta de conhecimento sobre custos e despesas, o empreendedor acaba não conseguindo definir uma política de preços competitiva e rentável, além disso, fica de realizar qualquer tipo de economia e planejamento.

Treine a sua equipe e recicle o conhecimento dela em como operacionalizar o ERP, sobre gestão de negócios, leis e regras e finanças.

 

Como corrigir?

O treinamento pode ser ministrado na sua empresa, na consultoria do seu ERP ou via EAD. No caso da UNO, a capacitação pode ser realizada das três formas com consultores especializados em processos de negócios, que ensinam como explorar os recursos do sistema de gestão visando à máxima eficiência das atividades da sua empresa.

No vídeo 3 formas de capacitar os seus colaboradores no Software ERP falo um pouco mais sobre a importância de capacitar a equipe e como fazer.

 

3 – Não separar as finanças pessoais e da empresa

Esse é um dos erros mais recorrentes entre os empresários. Muitos sócios costumam utilizar a conta da empresa para pagar despesas ou realizar aquisições pessoais ou no sentido contrário, usa verbas particulares para cobrir dívidas do negócio ou vice versa.

Essa mistura é bastante prejudicial para a empresa, pois distorce os custos fixos. É necessário que os sócios e principalmente o gestor financeiro consiga separar as finanças pessoais das empresariais, e não use verbas.

 

Como corrigir?

Sabemos que nem sempre isso é possível e que o mundo não é ideal, por isso, aconselhamos que você consiga fazer um planejamento de ambas as partes sem que uma tenha dependência da outra.

Crie uma conta no sistema para as despesas e receitas exclusiva no ERP para as finanças pessoais dos sócios. Desta forma, nada passará sem registro ou histórico e o controle será mantido para ambos os lados.

Apenas dessa maneira será possível gerir de forma organizada o setor da sua empresa.

 

4 – Não utilizar o Demonstrativo dos Resultados Financeiros

Só é possível saber se sua empresa está caminhando para o lugar correto, dentro das metas com um monitoramento recorrente dos resultados. O demonstrativo de resultados oferece os dados necessários para realizar esse monitoramento.

Um bom demonstrativo consegue fornecer aos sócios uma apuração dos indicadores de receitas, despesas, rendimentos ganhos no período, investimentos, encargos e perdas, custos e provisões apurados, evidenciando a formação do resultado líquido da empresa na ocasião.

 

Como corrigir?

Crie uma periodicidade de apresentar os relatórios de resultados aos sócios, mas lembre-se de utilizar o relatório do seu Software Financeiro para Pequenas Empresas, não vale mascarar os números com o Excel.

Faça isso mensalmente e verá que a entrega anual obrigatória também ficará muito mais fácil.

 

Agora é hora de aprender com os erros!

Toda empresa que começa uma operação de Software Financeiro para Pequenas Empresas está sujeita a erros. Isso é absolutamente normal, e quando esses erros acontecem não devem ser encarados como algo negativo, mas sim como uma possibilidade de melhoria.

Aqui na UNO, nós também erramos. Isso não é motivo de vergonha, inclusive compartilhamos alguns deles no nosso Blog.

A dica final que compartilhamos é que você inicie a mudança dando os passos certos. Se você estiver começando agora, guie-se por nosso Diagnóstico Financeiro.

E do seu lado? Qual o maior erro em Gestão Financeira que você já cometeu?

 

AINDA COM DÚVIDAS? FALE CONOSCO