A dinâmica de trabalho dentro das empresas pode ser quebrada quando começamos a dividir as pessoas e processos entre departamentos, times, funções e sistemas.

O que você ganha integrando duas áreas distintas em sua empresa? Você já imaginou a sua equipe de vendas dividindo a mesma mesa que a equipe de recrutamento? E se utilizassem o mesmo banco de dados o financeiro e o responsável pela expedição?

Grandes empresas de tecnologia vieram para quebrar paradigmas do mercado de trabalho. Inspiradas no modelo de estrutura física de empresas como Google e Facebook, essas empresas de crescimento astronômico utilizam grandes espaços de trabalho sem divisórias e com mesas coletivas de trabalho, que também podem ser rotativas. Esse conceito é conhecido como open office.

Entretanto, essa integração e dinâmica de trabalho podem ser muito facilmente quebradas quando começamos a dividir os sistemas de gerenciamento em departamentos, áreas e funções.

Neste post, vamos contar por que a integração de sistemas é vantajosa para os negócios, baseada em nossa rotina que é relacionada ao nosso software, e na nossa comunicação diária com os clientes por meio dos nossos times de atendimento, desenvolvimento e consultoria. Portanto, acompanhe e saiba mais!

A experiência mostra que todas as empresas têm pontos em comum:

Primeiro, buscam reduzir seus custos; além disso, querem otimizar seus investimentos e receitas; finalmente, desejam conectar e automatizar processos através de sistemas (CRM, ERP, WMS, Contábil, Loja Virtual, etc.).

Ter todos esses sistemas e automações integrados pode eliminar o excesso de trabalho e colocar as informações precisas à disposição dos gestores, aumentando a eficiência e atingindo os objetivos 1 (reduzir custos) e 2 (aumentar receitas) das empresas.

A integração não é uma realidade apenas para grandes empresas. Afinal, a solução é viável para empresas de qualquer tamanho!

Tipos de Integrações

Existem dois tipos de integrações, que normalmente temos de realizar:

• Integração de Sistemas que a empresa já utiliza ou é forçada a utilizar.
  • Por exemplo: alguns prestadores de Serviços são fornecedores da Caixa Econômica Federal e são obrigados por contrato a utilizar o sistema da CEF (
  • GSC – SIGSC) para abertura de chamados técnicos.
• Integração de Sistemas que atendam a uma nova demanda específica de um departamento.
  • Por exemplo: a contabilidade do cliente utiliza um software contábil, que pode ser integrado ao UNO ERP, migrando dados importantes e de forma automatizada do ERP.

    Outro exemplo são as plataformas de Loja Virtual, que podem ter os processos integrados com financeiro, estoque, compras, marketing, etc.

Benefícios

Ao atender às necessidades do negócio, você inevitavelmente cria novas oportunidades de vendas. Além disso, ao estabelecer conexões com executivos de alto nível na empresa, você constrói mais relacionamentos estratégicos, baseados em dados únicos. Para isso, a integração exige um conhecimento profundo dos processos do negócio e dos dados estratégicos necessários. Assim, os resultados obtidos aumentam significativamente a probabilidade de continuidade dos negócios e sucesso nos objetivos e metas da empresa.

A má reputação da integração de sistemas

A integrações de sistemas frequentemente tem uma reputação negativa devido à sua complexidade. No entanto, para garantir uma integração adequada, equipes experientes em desenvolvimento e customizações devem executar o projeto. Nesse sentido, essas equipes não apenas aceleram a implantação das novas automatizações, mas também fornecem a documentação necessária para futuras alterações.

Abaixo, seguem alguns pontos a considerar ao escolher os parceiros, que conduzirão a integração:

• Escolher soluções Open Source.
• Mapear os Processos simplificam as conexões e facilitam a compreensão dos responsáveis pelas integrações.
• Conectores pré-construídos reduzem o tempo para comercialização e os riscos.
• A capacidade de desenvolver customizações para aplicativos que podem ser reutilizados e revendidos ajudam a minimizar os custos da integração.
• Utilizar arquitetura adequada garante que a solução seja robusta, estável e escalável.
• Ter um sistema de gestão que centralize e disponibilize um método padrão de manipulação de fluxo de dados entre aplicativos e sistemas, melhorando a relação custo-benefício da operação e manutenção.

BÔNUS

Como integrar meu time?

Abordamos a integração dos sistemas, mas precisamos falar sobre a integração das pessoas. Apesar de as pessoas, às vezes, trabalharem próximas fisicamente e/ou sistematicamente, ainda existe uma barreira psicológica. Os times ainda não se relacionam pessoalmente, ou o clima de cobrança é tenso entre os departamentos.

Propomos que os gestores se reúnam e conversem periodicamente sobre os problemas e soluções. Na UNO, por exemplo, temos um Comitê da Qualidade que se encontra semanalmente. Além disso, é importante criar canais de comunicação entre as equipes operacionais dos departamentos; na UNO, utilizamos muito as ocorrências de trabalho.

Na UNO, inclusive, a falta de união das equipes já foi um problema. No entanto, resolvemos esse problema através de ações e eventos internos simples, como café da manhã, happy hour, visitas a clientes, treinamentos e imersões. Com esses treinamentos e imersões, ponderamos os conhecimentos sobre os processos e o uso do software.

Além disso, muitas empresas utilizam também o job rotation, e a UNO não é diferente. Esse método promove um tipo de rodízio de trabalho dentro da organização. Praticamente, o colaborador, do operador à diretoria, passa por diversas áreas dentro da organização.

Dessa forma, maximizamos o aproveitamento e o aprendizado de um funcionário dentro da empresa, a fim de conhecer todos os processos, atividades e especificidades de cada área. Isso, por sua vez, gera mais empatia entre os departamentos.